福井市役所からのご依頼で、市庁舎に隣接する芝生広場へ「アウトドア会議室」を設営しました。コロナ禍で屋内に集まりにくかったことに加え、市役所内では会議室の不足が慢性化していた時期。若手職員によるチャレンジプロジェクトの一環として、屋外を新しいミーティングスペースに変える試みです。
市役所の芝生を、もうひとつの会議室に
会場は、福井市役所の建物を望む芝生広場です。最初の運用では大型のタープを張り、その下にチェアとテーブルを配置しました。屋根と家具を持ち込むことで、普段は通り過ぎる屋外空間に、職員が集まって話せる場所をつくりました。
庁舎内とは視界も空気も異なるオフサイトミーティングスペースは、特にアイデアを出し合う企画会議などで好評だったと伺っています。場所を変えることが、参加者の気分や会話の距離を変えるきっかけになりました。
毎日の設営と撤収まで含めて運用
当初canvasが担当したのは、タープの毎日の設置・撤収と、チェア・テーブルの貸与です。屋外の会議室は、道具を一度設置すれば終わりではありません。天候や利用時間に合わせて、安全に使える状態を毎日整える必要があります。
道具の貸与だけでなく、日々の設営と撤収まで担うことで、職員の皆さまが会議の内容に集中できる運用を支えました。
気温とビル風に合わせ、ランドロックへ変更
運用を続ける中で、季節が進み気温が下がったことや、庁舎周辺のビル風によってタープがばたつくという課題が見えてきました。そこで途中から、開放型のタープから壁面を備えたランドロックのシェルターへ機材を変更しました。
ランドロックは、風や冷気を和らげながら内部にテーブルとチェアを配置できる大型シェルターです。屋外の開放感を残しつつ、より落ち着いて会議を行える環境へ改善しました。
まず試し、現場に合わせて空間を改善する
今回の取り組みは、最初から完成形を決めるのではなく、まず屋外会議室を試し、実際の利用状況や環境に合わせて道具と運用を変えていくプロジェクトでした。
canvasでは、企画の目的を会場で実現するだけでなく、使い始めてから見つかった課題に応じて、タープやシェルター、家具の組み合わせを見直します。企業研修や自治体の実証事業など、試験的に屋外空間を活用したい場合もご相談いただけます。
屋外会議やオフサイトミーティングをご検討の方へ
人数や会場環境、利用期間に合わせて、必要な幕体・チェア・テーブルの選定から、設営・撤収、運用中の改善までサポートします。
